Статьи раздела «Документы»Автоотправка документов клиентам

Автоотправка документов клиентам

Как настроить, чтобы счёт, акт с УПД и чек уходили клиенту сами: файлом в мессенджер, иначе ссылкой или письмом. Включает только владелец.

2 мин чтения

Содержание статьи

Автоотправка избавляет от ручной рассылки: документы вашей компании уходят клиенту сами, как только происходит событие — создан счёт, завершён заказ, пришла оплата. По умолчанию всё выключено: пока вы ничего не включили, ничего само не уходит.

Где включить#

1
Откройте раздел Документы и нажмите Автоотправка — кнопка в шапке раздела, она видна только владельцу компании.
2
В карточке Что отправлять включите нужные переключатели — каждый сохраняется сразу, без кнопки «Сохранить».
3
Проверяйте результат в карточке Последние отправки: там виден итог каждой отправки.

Что и когда уходит#

Переключатель	Когда документ уходит клиенту
Счёт — после создания	Счёт на оплату уходит через 2 минуты после создания — если сотрудник не отправил его сам за это время.
Акт и УПД — когда заказ завершён	Закрывающие документы заказа уходят после его завершения.
Чек — когда пришла оплата	Клиент получает ссылку на чек об оплате.

Как доставляется#

Отправка идёт от имени компании в мессенджер, которым клиент вам пишет (Telegram, MAX, WhatsApp): PDF уходит файлом прямо в чат. Канал не принимает файлы (например, ВКонтакте) — документ придёт ссылкой, а если чата с клиентом нет вовсе — письмом на email с PDF. Чек всегда приходит ссылкой.

Важно

Документы аренды с паспортными данными и договоры клиентам не отправляются никогда — ни автоматически, ни вручную. Один документ уходит не больше одного раза: если сотрудник отправил его сам, повторной автоматической отправки не будет.

Журнал отправок#

Каждая отправка записывается в журнал Последние отправки на странице Автоотправка и в журнал действий компании. Напротив документа — итог: Отправлено с каналом доставки, Пропущено с причиной (например, у клиента нет ни мессенджера, ни email) или Ошибка. Дата и время записи — по часовому поясу компании.

Примечание

Включать и выключать автоотправку может только владелец компании: настройка действует сразу на всех клиентов компании, и права ролей её не открывают.

Частые вопросы#

Включил автоотправку, а прежние документы не ушли

Так задумано. Автоматически уходят только события после включения: счёт, созданный позже, заказ, завершённый позже, и оплаты, пришедшие позже. Документы из прошлого высылайте вручную из их карточек.

Почему документ в журнале «Пропущен»?

Рядом со статусом написана причина — чаще всего у клиента нет ни мессенджера, ни email или документ уже отправил сотрудник. Отправьте такой документ вручную другим способом, например скачайте PDF и передайте сами.

Статья помогла?

Не нашли ответ?

Напишите в поддержку — поможем разобраться.

support@delvex.ru Написать в Telegram