Статьи раздела «Документы»Создать документ и отправить на подпись

Создать документ и отправить на подпись

Как собрать документ по клиенту, заказу или аренде из шаблона, а затем отправить клиенту ссылку на подпись или подписать в CRM.

3 мин чтения

Содержание статьи

Готовый документ собирается из шаблона за пару шагов. На главной раздела Документы нажмите Создать документ (нужно право documents.write) — откроется мастер из четырёх шагов.

Сформировать документ#

1
Шаг 1 — выберите Тип сущности: Запись, Сделка, Заказ, Клиент, Тех. карта, Аренда, Жалоба или Произвольный (без привязки).
2
Шаг 2 — выберите конкретную сущность (например, нужного клиента или заказ). Можно нажать Продолжить без привязки.
3
Шаг 3 — выберите шаблон. Если шаблонов нет, кнопка Создать шаблон отправит в редактор.
4
Шаг 4 — проверьте сводку и нажмите Создать документ. Delvex сгенерирует PDF и откроет карточку документа.

Примечание

Данные подставляются автоматически из выбранной сущности: имя и контакты клиента, номер и сумма заказа, реквизиты компании. Документы по записи создаются прямо из карточки записи в расписании.

Отправить клиенту на подпись#

В карточке документа нажмите Отправить клиенту. Выберите Канал доставки:

Канал	Куда придёт ссылка
Авто (мессенджер → email)	Сначала в мессенджер клиента, а если его нет — на email.
Мессенджер клиента	В тот мессенджер, которым пользуется клиент (Telegram, VK, MAX, WhatsApp).
Email	На электронную почту клиента.

Контакты берутся из карточки клиента. Клиенту придёт ссылка на страницу подписи. Статус документа станет Ожидает подписи.

Важно

Если у клиента нет ни подключённого мессенджера, ни email, Delvex покажет Ссылку на подпись — скопируйте её кнопкой и отправьте клиенту вручную любым удобным способом.

Подписать в CRM#

Когда клиент рядом с вами (например, в салоне или офисе), не обязательно слать ссылку. Нажмите Подписать в CRM (нужно право documents.sign), при желании впишите ФИО подписанта и подтвердите. Документ пометится как подписанный простой ЭП (63-ФЗ) от лица клиента, а действие зафиксируется в журнале.

Также в карточке доступны Печать, скачивание в PDF/DOCX и Отменить документ (право documents.delete).

Если счёт нельзя оплатить#

Важно

Если у счёта на оплату (в том числе счёта-акта) не заполнены реквизиты компании — ИНН, банк, БИК или расчётный счёт, — карточка документа, а на сайте ещё и мастер создания, покажут предупреждение Счёт нельзя оплатить со списком, чего именно не хватает: без этих данных клиент не сможет провести оплату банковским переводом. Договоров, актов, согласий и других типов документов проверка не касается.

Заполните недостающие поля в Настройки → О компании, в блоке Реквизиты (см. О компании: реквизиты и контакты) — предупреждение сразу пропадёт у всех счетов компании, пересоздавать их не нужно.

Примечание

В приложении карточка документа устроена так же: кнопки называются Открыть PDF и Открыть DOCX, но открывают файл системным листом «Открыть», а не во внешнем браузере. Кнопка Поделиться рядом с ними скачивает файл (PDF, если он есть, иначе DOCX) и открывает системный лист «Поделиться» — так документ можно переслать в любой мессенджер или сохранить на телефон. Это отдельная кнопка от Отправить клиенту, которая доставляет ссылку на подпись прямо из CRM.

Частые вопросы#

Можно отправить ссылку повторно?

Да. Пока документ не подписан, ссылка на подпись остаётся в карточке (блок «Отправлено клиенту») — скопируйте её и отправьте снова или передайте вручную.

Как понять, что клиент подписал?

Статус документа сменится на Подписан, а в карточке появится блок «Подписан» с ФИО и датой. На главной раздела растёт счётчик подписанных.

Счёт создался, но предупреждает про реквизиты — документ испорчен?

Нет, PDF сформирован полностью. Предупреждение только про банковский перевод: без ИНН, банка, БИК и расчётного счёта клиент не проведёт оплату. Заполните реквизиты компании — уже созданный счёт пересоздавать не нужно.

Статья помогла?

Не нашли ответ?

Напишите в поддержку — поможем разобраться.

support@delvex.ru Написать в Telegram