Как устроены документы

«Документы» — общий реестр всех бумаг, которые ваша компания оформляет в Delvex: счета на оплату, акты, УПД и счета-фактуры, договоры, сметы, документы аренды и согласия. Всё в одном списке — как в привычной таблице, с поиском и фильтрами.

Работа строится по цепочке из трёх шагов: шаблон → документ → подпись.

• Шаблон — заготовка с текстом и полями-подстановками (имя клиента, сумма, реквизиты). Создаётся один раз.
• Документ — конкретный экземпляр, собранный из шаблона по клиенту, заказу или аренде. Delvex сам подставит данные и сгенерирует PDF.
• Подпись — клиент подписывает документ по ссылке простой электронной подписью (63-ФЗ), либо вы отмечаете подпись прямо в CRM.

Где находится раздел#

В меню слева, группа Документы: пункт Документы — общий реестр, Шаблоны документов — заготовки. Разделы видны при праве documents.read и включённом модуле документов в Настройки → Модули.

Что в списке#

Каждая строка реестра — один документ: тип (например, «Счёт на оплату»), номер и название, клиент, к чему документ привязан (Заказ №45, аренда), сумма и статус. Счета к оплате показывают ещё и оплаченную сумму. В списке собираются документы из всех разделов: сформированные по шаблонам, напечатанные для аренды (договоры, акты выдачи и возврата) и сметы.

Файлы-документы, прикреплённые к заказам и их задачам (фото сюда не попадают), тоже видны в реестре — с пометкой «Загруженный файл» и статусом Загружен. Такую строку можно только открыть (откроется карточка заказа) и скачать: отправить клиенту или изменить её нельзя. Загрузки видят сотрудники с правом orders.read.

Поиск и фильтры#

• Поиск — по номеру, названию и имени клиента: начните печатать, список обновится сам.
• Тип документа — Счета, Акты, УПД и счета-фактуры, Договоры, Сметы, Согласия, Прочие.
• Статус документа — Выставлен, Отправлен, Оплачен (только у «Все» и «Счета»), Подписан; рядом с каждым — счётчик.
• Клиент — документы конкретного клиента.
• Источник — Delvex (оформлено в Delvex) или Загружено (файлы заказов); фильтр появляется, когда в реестре есть оба вида.

Статусы документа#

Отправить документ клиенту#

У счёта, акта или УПД в меню строки (⋯) и в карточке документа есть кнопка Отправить PDF клиенту: PDF уходит файлом в чат клиента — туда, где клиент с вами переписывается (Telegram, MAX, WhatsApp). Канал не принимает файлы (например, ВКонтакте) — документ придёт ссылкой, а если чата нет вовсе — уйдёт на email с PDF.

Поделиться в «Мессенджере» пересылает карточку документа коллегам во внутренний чат — удобно, когда счёт нужно передать бухгалтеру или менеджеру. А кнопка Отправить клиенту в карточке документа отправляет клиенту ссылку на подпись — это другой сценарий, см. Создать документ и отправить на подпись.

С чего начать#

• Создайте шаблон — см. Создать шаблон документа.
• Или загрузите готовый договор из Word/PDF — см. Импорт договора и создание с ИИ.
• Сформируйте документ по клиенту и отправьте на подпись — см. Создать документ и отправить на подпись.
• Принимайте оплату по счёту — см. Оплата по счёту.

Частые вопросы#