Как правило, аренда идёт по цепочке: Забронирована → Активна → Возвращена → Завершено. Онлайн-брони (от ИИ-агента или с публичной страницы) приходят со статусом «Забронирована» и ждут выдачи.
1
Клиент бронирует онлайн или вы создаёте аренду вручную → «Забронирована».
2
Вы выдаёте инвентарь (вживую или по QR) → «Активна».
3
Клиент возвращает вещь — вы нажимаете Принять возврат и рассчитываетесь → «Завершено», инвентарь снова свободен.
4
Если клиент заплатит позже — возврат с долгом → «Возвращена»; после оплаты → «Завершено».
Примечание
Просрочка считается автоматически: если у активной аренды срок вышел, а инвентарь не вернули, она подсвечивается как «Просрочена на N дн.». В списке для таких аренд есть отдельный фильтр Просроченные, а всем сотрудникам с доступом к арендам приходят уведомления «Возврат просрочен» и «Скоро возврат» (заранее, пока срок ещё не вышел) с датой и временем. «Возврат просрочен» остаётся среди уведомлений, которые ждут действия (фильтр Новые, в приложении — вкладка Ожидают), пока вещь не вернут или аренду не продлят, и каждый день в 10:00 приходит напоминание с числом дней просрочки. Отметка «Прочитано» (в приложении — «Разобрано») убирает такую строку только до следующего утра.
Примечание
Вещь из просроченной аренды считается занятой, пока вы не примете возврат, не завершите или не отмените аренду, — и сегодня, и на любые будущие даты: когда клиент её вернёт, неизвестно. Так её не отдадут второй раз: календарь рисует полосу до возврата, «Доступно N из M» её не считает, ИИ-агент и онлайн-бронирование её не предлагают, новую бронь на неё Delvex не создаст. Если вещь уже на складе, а аренда висит просроченной, — нажмите Принять возврат или завершите аренду, иначе позиция так и останется занятой. Подсказка «N шт. числятся у клиентов по просроченным арендам — если вещь уже вернули, примите возврат» видна на сайте над календарём в разделе Аренды (кнопка Показать просроченные), в приложении — в списке Аренды под вкладками и на экране Занятость по дням.
Примечание
Если аренду вернули или завершили с непогашенным остатком (клиент заплатит позже), список аренд можно сузить фильтром Долг после возврата (раньше он назывался «С долгом») — он показывает возвращённые и закрытые аренды с суммой «не оплачено N ₽»: вещь уже у вас, а денег нет. Просроченная аренда без оплаты сюда не попадает — вещь ещё у клиента, оплату возьмёте при возврате; такие аренды — в Просроченных. Если долгов после возврата нет, а неоплаченные просрочки есть, пустой список скажет, сколько их, и предложит кнопку Открыть просроченные.
Бронь, которую ещё не выдали, отменяют кнопкой Отменить бронь (на сайте — в действиях карточки, в приложении — в меню ⋯). Выберите причину: Клиент отказался, Ошибка или Другое (с пояснением). Ущерб и доплаты не нужны, вещь сразу освобождается, ссылки на оплату перестают работать. Если клиент уже платил, выберите Вернуть клиенту (онлайн-оплата вернётся через банк, наличные или перевод отдайте сами — возврат запишется) или Оставить. Выданную аренду не отменяют — примите возврат или завершите её.
Примечание
В приложении Отменить бронь без оплаты снимает бронь на экране сразу, не дожидаясь ответа сервера; если сервер откажет, статус вернётся с причиной. Выдача, приём возврата, продление и код выдачи по-прежнему ждут ответа сервера.
Предоплату или оплату без возврата вещи записывает кнопка Отметить предоплату у брони и Отметить оплату у выданной аренды: сумма (не больше остатка), способ — наличные, карта или перевод — и галочка Это предоплата. Если вещь уже вернули с долгом, оплату принимает Принять оплату.
Примечание
Денежные действия аренды — Отметить оплату / Отметить предоплату, Принять оплату долга после возврата и весь расчёт Принять возврат (время и фото возврата, доплата за просрочку и ущерб, оплата, возврат залога клиенту) — доступны кассиру (право Финансы — только касса) и сотруднику с правом Финансы (изменение) без права менять аренды. Править аренду, продлевать, отменять бронь, Завершить, Вернуть деньги и фото при выдаче по-прежнему может только тот, у кого есть право менять аренды. Подробнее о возврате — в статье Возврат и завершение аренды.
Примечание
Способ оплаты не подставляется сам — отметьте его вручную, иначе кнопка недоступна. В приложении, если сумма уже введена, а способа ещё нет, рядом с кнопкой видна подсказка Выберите, как клиент платит.
Примечание
Принимать оплаты может и Менеджер проката: у роли есть право Финансы — только касса — открыть и закрыть кассовую смену, принять оплату и провести списание из кассы смены (подробнее — Кассовая смена). Отменять оплаты он по-прежнему не может: для этого нужны полные права на финансы.
Примечание
Аренда с началом в будущем создаётся «Забронирована»: вещь ещё не у клиента. Если отдаёте её прямо сейчас, включите в форме Выдаю сейчас — аренда сразу станет «Активна». Поле По сдвигается вслед за С с той же длительностью, а конец раньше начала форма не примет.
Примечание
У просроченной аренды, которую ещё не вернули, карточка показывает К оплате ≈ N ₽ и расшифровку «аренда + просрочка ≈ M», а список — «не оплачено ≈ N ₽ с просрочкой». Это оценка по вашим тарифам на сейчас; точную доплату посчитает Принять возврат.
Примечание
Договор и акты создаются по шаблонам. Если своего шаблона нет, при первой генерации Delvex создаст стандартный (договор со всеми позициями брони, акт выдачи, акт возврата) — его можно поправить в разделе Шаблоны. Если документ не создался, в блоке «Документы» останется причина и кнопка Создать шаблон договора.
Клиент, у которого нет мессенджера, может получать сообщения об аренде по SMS. Включается в Настройки → SMS → Сообщения клиентам, группа Аренды: у событий Аренда оформлена, Скоро завершение и Просрочка возврата есть свой переключатель SMS, если нет мессенджера. Общие правила SMS — в статье Настройка SMS.
SMS уходит, только если сообщение не дошло в чат: клиенту, с которым вы переписываетесь, дубль по SMS не придёт.
SMS платная: считается в лимит SMS вашего тарифа и видна в журнале. Тестовые, иностранные и ошибочные номера пропускаются.
У существующих компаний переключатели выключены; у новых включены Аренда оформлена и Скоро завершение. Просрочка возврата — по желанию, по умолчанию выключена.
Текст каждого сообщения меняется кнопкой Текст: в нём работают переменные {date}, {time}, {end}, {unit_name}, {company_address}, {company_name}. Время в SMS — 24 часа, в часовом поясе компании.
Когда уходит каждое событие: Аренда оформлена — что взято, дата и время, адрес; при бронировании на будущее сообщение уходит как раньше, а при выдаче на месте (аренда сразу «Активна») — только если у события включён переключатель SMS. Скоро завершение — напоминание вернуть вещь; за сколько до конца аренды оно приходит, задаётся во вкладке Напоминания (по умолчанию за 60 минут). Просрочка возврата — клиенту один раз, когда аренда стала просроченной.
Примечание
Раньше подтверждение брони клиенту без мессенджера уходило SMS всегда, а напоминание о возврате — мимо журнала и лимитов. Теперь оба идут по переключателю. Там, где напоминания о возврате уже уходили SMS, переключатель Скоро завершение включён автоматически — запись об этом есть в журнале действий компании.
Активную, просроченную или забронированную аренду можно быстро закрыть, не открывая карточку: в списке нажмите значок галочки в строке или отметьте несколько аренд галочками и нажмите Завершить. Инвентарь освободится.
Важно
Статус «Завершено» и «Отменена» — это разные вещи. «Отменена» подходит для несостоявшихся броней (клиент передумал). «Завершено» — для аренд, которые прошли и закрыты.
Почему онлайн-бронь пришла со статусом «Забронирована», а не «Активна»?
Пока клиент не получил инвентарь на руки, аренда считается бронью. В «Активна» она переходит при выдаче — вживую или по QR-коду.
Почему вещь занята, хотя срок аренды давно прошёл?
Аренду не закрыли: по данным Delvex вещь ещё у клиента, поэтому она занята, пока вы не примете возврат. Если вещь уже вернули — откройте Просроченные, найдите аренду и нажмите Принять возврат (или завершите её). Позиция сразу освободится в календаре, у ИИ-агента и в онлайн-бронировании.
Что делать с просроченной арендой?
Когда клиент вернёт вещь — нажмите Принять возврат: доплату за просрочку Delvex предложит по тарифам (подробнее). Если клиент оставляет вещь дольше — продлите срок с доплатой.
Клиент попросил ИИ-агента перенести бронь. Что произойдёт?
Агент перенесёт ту же бронь: второй не появится, сумма пересчитается по тарифам. Если бронь уже началась, у клиента несколько броней или бронь оплачена, а на новые даты сумма другая, агент ничего не меняет и передаёт просьбу вам — придёт запрос помощи. Просьба «и ещё на субботу» — это новая, дополнительная бронь.
Пришло уведомление «Оплата по старой ссылке после переноса брони». Что делать?
После переноса неоплаченной брони агент отправляет клиенту новую ссылку, а прежнюю аннулирует. Банк такую ссылку не закрывает, и клиент всё же оплатил её. Бронь этой оплатой не подтвердилась. Откройте бронь из уведомления и свяжитесь с клиентом: если он оплатит и новую ссылку — верните деньги за старую, если нет — засчитайте их в бронь.
