Гости: поставщики и заказчики в «Мессенджере»

Гость — человек не из вашей компании: поставщик, заказчик, подрядчик. Ему нужно переписываться с вашей командой, обмениваться файлами и созваниваться, а видеть клиентов, заказы и деньги — не нужно. Поэтому в каждой компании есть системная роль Гость: в меню у такого человека только Мессенджер, Задачи и Уведомления, а ещё свой профиль. Остальные разделы ему не показываются — это не ошибка. В Мессенджере гость видит только те групповые чаты, куда его пригласили или добавили, и личные сообщения с сотрудниками.

Как пригласить гостя#

Пригласить гостя может любой сотрудник, который может писать в Мессенджер, — права на раздел Команда для этого не нужны. Приглашение уходит по email.

1. 1
   Откройте Мессенджер и нажмите + над списком бесед.
2. 2
   Выберите Пригласить гостя.
3. 3
   Введите Email гостя. При желании укажите Доступ до — дату, когда доступ закончится.
4. 4
   В поле Чаты гостя отметьте, в какие групповые чаты попадёт гость, — один или несколько. Нужного чата нет — создайте его прямо здесь: строка Новый чат → название (например, «Гостевой 1»). По умолчанию отмечен чат, который вы выбирали в прошлый раз; общий чат гостю не виден, его в списке нет. Выбор обязателен.
5. 5
   Нажмите Пригласить — гость получит письмо со ссылкой.

Владелец и администратор могут пригласить гостя и в разделе Команда: Команда → Приглашения → Отправить приглашение, в списке Роль выберите Гость — появятся поля Чаты гостя и Доступ до. Приглашение гостя лежит в том же списке, что и остальные: его можно отменить или отправить заново.

Гость открывает ссылку из письма, регистрируется или входит — и попадает прямо в свой чат. Письмо и страница по ссылке называют его: «Вас пригласили в чат «Гостевой 1» компании «…»», а на экране после принятия есть кнопка Открыть чат — она открывает этот чат сразу.

Какие чаты можно выбрать#

• Сотрудник видит в поле Чаты гостя только группы, которые создал сам; владелец и администратор — любую группу компании, где они состоят. Это те же группы, куда этот человек может добавлять участников.
• Общего чата в списке нет никогда. Гость не попадает в общий чат компании — ни при приглашении, ни позже: пригласить можно только в групповой чат.
• Когда гость принимает приглашение, он сразу становится участником выбранных групп и только их: в каждой группе появляется строка «Имя Фамилия вступил(а) в группу как гость».

Если чат не выбран или гостя нужно перевести#

• Чат не выбран. Так бывает у приглашений, отправленных из старой версии приложения. В Команда → Приглашения (в приложении — Настройки → Команда → Приглашения, с ближайшим обновлением приложения) у них видно «Чат не выбран — гость попадёт только в личные сообщения» и кнопку Выбрать чат — нажмите её и отметьте чаты или создайте новый. Ссылка в письме при этом не меняется.
• Изменить чаты приглашения. У ожидающего приглашения с выбранными чатами видно «Чаты: «…»» и кнопку Изменить — она открывает тот же выбор: можно отметить другие чаты или создать новый.
• Перевести гостя в другой чат можно как любому участнику группы: откройте нужный чат → Участники → Добавить участников (гость в списке с пометкой «Гость»), а из старой группы уберите его — Удалить из группы.
• Если сменить сотруднику роль на `Гость` (Команда → карточка человека → Изменить роль), общий чат ему закроется — он будет видеть только свои беседы. Delvex подскажет добавить его в гостевой чат.

Что видит и что может гость#

Как гостя видят сотрудники#

• В `Мессенджере`. В списках людей и в профиле человека у гостя пометка «Гость», а в профиле — и Доступ до …, если дата задана.
• В `Команда` → `Сотрудники`. В строке гостя видны роль Гость и дата доступа, а в его карточке — Пригласил: … (эту строку видят владелец, администратор и сотрудники с правом Команда (просмотр)). Когда в компании есть гости, над списком написано «Гостей: N из 50».
• В журнале. В Команда → Журнал остаются записи о том, кто пригласил гостя, когда он принял приглашение и когда его доступ закончился.

Доступ до#

Если гость нужен ненадолго, укажите при приглашении Доступ до — дату, когда доступ закончится. Дата должна быть позже сегодняшней. В этот день, с 00:00 по времени вашей компании, гость сам станет «Приостановлен», а в Команда → Журнал появится запись «Доступ гостя … закончился». Если даты нет, доступ без срока.

• Продлить или убрать срок. Владелец и администратор открывают Команда → Сотрудники → карточку гостя, меняют Доступ до и нажимают Сохранить. Пустая дата — доступ без срока.
• Вернуть доступ после окончания. Сначала поставьте в карточке новую дату (или уберите старую) и нажмите Сохранить, потом Активировать. Со старой датой вернуть доступ не получится.

Места тарифа и лимит гостей#

• Места тарифа. Гость не занимает место тарифа «Сотрудники»: пригласить гостя можно, даже когда места для сотрудников закончились.
• Лимит гостей. В одной компании не больше 50 гостей: считаются гости с доступом и приглашения, которые ещё ждут ответа. Когда лимит исчерпан, новое приглашение не отправится — отмените ненужное приглашение или исключите гостя, который больше не нужен.

Как сделать гостя сотрудником#

1. 1
   Откройте Команда → Сотрудники и нажмите на строку гостя — у него роль Гость.
2. 2
   В секции Доступ в CRM выберите другую роль в списке Изменить роль.

Как закрыть доступ гостю#

Закрыть доступ гостю могут владелец и администратор.

• Приглашение ещё не принято. Команда → Приглашения: крестик у приглашения отменяет его.
• На время. Команда → Сотрудники → карточка гостя → секция Доступ в CRM → Приостановить. Гость остаётся в списке, вернуть ему доступ можно кнопкой Активировать.
• Насовсем. В той же секции нажмите Исключить — гость уйдёт из компании.
• По дате. Если при приглашении указан Доступ до, доступ закроется сам.

Частые вопросы#