Перейти к содержанию
Delvex
Войти
Статьи раздела «Заказы и производство»Закрывающие документы по заказам

Закрывающие документы по заказам

УПД, акт, счёт-фактура и накладная по каждому заказу: что нужно юрлицу или ИП, что выставлено в Delvex или в 1С, что ждёт подписи клиента и что просрочено после сдачи.

4 мин чтения

Содержание статьи

Когда заказ сдан юрлицу или ИП, бухгалтеру нужно выставить закрывающие документы — УПД или акт со счётом-фактурой — и получить обратно подписанный экземпляр. Delvex ведёт это чек-листом в карточке заказа, показывает бухгалтеру долги по документам на Главной и раз в день напоминает о просроченных.

Примечание
Документы можно делать где угодно: сформировать в Delvex, загрузить файл или выставить в 1С и отметить номер и дату. Delvex не требует, чтобы УПД делали именно в нём.

Настройка: кому и какие документы#

Откройте любой заказ → блок Закрывающие документы → значок настройки. Настраивают владелец, администратор и бухгалтер.

ПолеЧто значит
Кому нужны документыЮрлицам и ИП, Всем заказам или Не отслеживать.
Какие документыУПД, акт, счёт-фактура, накладная (ТОРГ-12). УПД заменяет акт и счёт-фактуру: если по заказу выставлен УПД, их не ждём.
Просрочены через, дней после сдачиЧерез сколько дней после сдачи заказа документы считаются просроченными. По умолчанию — 5.
Учитывать заказы, сданные сЗаказы, сданные раньше этой даты, в долги по документам не попадают — по ним всё давно сделано в 1С.

Пока компания ничего не настроила, действует умолчание по типу бизнеса: типографии, ивент-агентству, доставке и опту — УПД юрлицам и ИП, услугам для бизнеса (IT, юристы, стройка, клининг) — акт. Салону, прокату и другим бизнесам с частными клиентами — не отслеживать; включить можно в любой момент.

Юрлицо или ИП — как Delvex это понимает#

  • в карточке клиента тип Юр. лицо;
  • заполнены реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН, название);
  • ИНН из 10 цифр — это ИНН организации (у человека и ИП — 12 цифр);
  • название начинается с формы: ООО, АО, ИП и т. п.

В заказе видно, почему документы нужны или не нужны: «Нужны: клиент — юрлицо», «Не нужны: клиент — физлицо». Если физлицо попросило акт, отметьте его вручную — Delvex учтёт.

Чек-лист в заказе#

СтатусЧто значит
Не нуженПо этому заказу документ не нужен: клиент — физлицо или так отметил бухгалтер (можно оставить комментарий).
Не выставленДокумент нужен, но ещё не выставлен.
Выставлен / Ждёт подписиДокумент выставлен: сформирован в Delvex, загружен файлом или выставлен в 1С или ЭДО (номер и дата). УПД, акт и накладная ждут подписи клиента; счёт-фактуру клиент не подписывает.
ПодписанПолучен подписанный экземпляр: загружен скан или отмечено вручную (например, оригинал пришёл почтой).
  1. 1
    Откройте заказ и найдите блок Закрывающие документы справа.
  2. 2
    Нажмите Отметить у документа, выберите Выставлен и где: В 1С или ЭДО (номер и дата), Сформирован в Delvex (выбрать документ заказа) или Загружен файл.
  3. 3
    Когда клиент вернёт подписанный экземпляр, нажмите Загрузить скан подписанного — документ станет Подписан.

Кнопка Сформировать в Delvex создаёт документ по шаблону заказа — например, УПД (заказ). Сформированный документ сразу отмечается выставленным, а подписанный клиентом по ссылке — подписанным. Если документ отменить, отметка снова станет Не выставлен. Отметку «в 1С» или загруженный файл автоматика не перетирает.

Главная бухгалтера и напоминание#

Блок Закрывающие документы на Главной показывает, сколько заказов требуют внимания: сданы без документов или ждут подписи клиента. Сверху — просроченные, справа — сколько дней прошло после сдачи. Все заказы открывает список с этим фильтром.

Раз в день, в рабочее время компании, бухгалтеру и владельцу приходит сводка: какие заказы просрочены по документам. Отключить её можно в Настройки → Уведомления → Закрывающие документы.

Кто что видит#

КтоЧто может
Роли с правом Документы (просмотр) или Финансы (просмотр)Видят чек-лист, номера, даты и файлы документов.
Роли с правом Заказы — закрывающие документыОтмечают документы и загружают сканы. По умолчанию — бухгалтер, администратор и владелец.
Печатник, склад и другие роли без этих правНе видят ни чек-листа, ни файлов закрывающих документов.

Частые вопросы#

Мы делаем УПД в 1С. Delvex заменит 1С?
Нет. Выставляйте документ в 1С как обычно и отмечайте в заказе номер и дату. Автоматический обмен с 1С — в планах.
Почему старые заказы не попали в долги?
Учитываются заказы, сданные начиная с даты в настройке Учитывать заказы, сданные с. Поставьте дату раньше, если хотите разобрать и прошлые заказы.
Клиент работает без УПД. Как убрать заказ из долгов?
Откройте заказ, нажмите Изменить у документа и выберите Не нужен — можно оставить комментарий, почему.

Статья помогла?

Смотрите также

Не нашли ответ?

Напишите в поддержку — поможем разобраться.

support@delvex.ruНаписать в Telegram