Агентство: заявки, исполнитель и смены

Клиент оставляет заявку, вы подбираете исполнителя, и дальше исполнитель выезжает к клиенту по сменам из расписания. Так работает тип бизнеса Агентство: клинингу, сиделкам, репетиторам и мастерам на выезд нужен один и тот же путь «заявка → исполнитель → смена». Названия подстраиваются под ваше дело, и эта статья годится любому бизнесу, который отправляет исполнителя к клиенту по заявке.

Как начать#

1. 1
   При создании компании выберите карточку Агентство на первом шаге мастера — под названием подпись «Заявки и смены». Уже работающей компании тот же набор включит владелец в Настройки → Модули.
2. 2
   Заведите сотрудников-исполнителей: Команда → Сотрудники → Добавить сотрудника — имя, должность, филиал и график работы.
3. 3
   Пригласите исполнителей в приложение: в карточке сотрудника разверните Дать доступ в CRM, укажите email и роль из готового набора Исполнитель по заявкам — о ней расскажем ниже.

У типа сразу включены заявки с процессом, исполнитель заказа, расписание Смены, услуги, лиды и лид-формы, задачи, зарплаты, финансы, аналитика, документы, отзывы, рассылки и лист ожидания. Склад, интернет-магазин, прокат, сметы, тех. карты и сделки выключены — лишнего в меню не будет; пункт публичных форм называется Анкеты. Как тип бизнеса влияет на кабинет, — в статье Тип бизнеса и как он влияет на CRM.

Назначить исполнителя на заявку#

Строку исполнителя включает модуль Исполнитель заказа: у типа Агентство он уже включён, у остальных типов бизнеса выключен — владелец может включить его в Настройки → Модули. Без модуля карточка заявки выглядит как раньше.

1. 1
   Откройте заявку и в блоке Информация найдите строку Исполнитель — она под ответственным, название берётся из терминов вашей компании.
2. 2
   Нажмите Назначить, а если исполнитель уже назначен — Сменить.
3. 3
   Выберите исполнителя в списке активных сотрудников. Снять исполнителя убирает его с заявки.
4. 4
   Проверьте журнал заявки: каждая смена исполнителя пишется туда строкой «Исполнитель: было — …, стало — …» и в Команда → Журнал.

Менять исполнителя может сотрудник с правом Заказы (изменение). У завершённой или отменённой заявки исполнителя не меняют. В списке заявок вкладка Мои показывает заявки, где исполнитель вы.

Поставить смену#

Под строкой исполнителя стоит ссылка Поставить смену. Она видна, когда исполнитель назначен, а у вас есть право менять расписание.

1. 1
   Нажмите Поставить смену под строкой исполнителя.
2. 2
   Укажите дату, начало (время в формате 24 часов) и длительность — от 1 до 8 часов. Комментарий необязателен.
3. 3
   Нажмите Поставить: смена появится в расписании исполнителя и будет привязана к заявке.

Прошедшее время и уже занятый слот сервер не пропустит — ошибка придёт понятным текстом. События смены пишутся в журнал заявки: «Поставлена смена: …», «Смена перенесена: …», «Смена отменена: …»; переносить и отменять смену удобно прямо из расписания.

Что видит исполнитель#

Роль для исполнителя собирается из готового набора Исполнитель по заявкам: Команда → Роли → создайте роль и выберите набор. Подробно о ролях — в статье Роли и права доступа. Такая роль видит только своё:

• свои заявки — где сотрудник исполнитель, ответственный, ему назначена задача или стоит его смена; чужие заявки не открываются даже по ссылке и не попадают в списки;
• в своей заявке — имя и телефон клиента, описание, позиции и журнал; свои задачи исполнитель сдаёт сам и прикладывает файлы;
• базу клиентов, диалоги, деньги, аналитику и зарплаты исполнитель не видит;
• в приложении — вкладки Смены, Заявки и Мои задачи, плюс Мессенджер и профиль.

Что скрыто в карточке заявки и что видно исполнителю#

• У агентства блоки Материалы и План в карточке заявки скрыты по умолчанию. Вернуть их можно в Настройки → Модули переключателями Материалы в заказе и План заказа.
• Блок Нужно ваше решение (в приложении — Требуют подтверждения) видят только сотрудники с правом Заказы (подтверждение шагов).
• Подпись Ждём: … у задачи без ответственного и без роли называет исполнителя заявки, если он назначен.
• Кнопку Новая смена в расписании исполнитель по заявкам не видит: смены ему ставит администратор из заявки через Поставить смену. Свои смены исполнитель по-прежнему открывает и ведёт.

Деньги и зарплата#

Когда у заявки задан исполнитель, оплата заявки — отметка оплаты вручную, оплата по ссылке СБП, списание с сертификата — записывается на него: выручка попадает в расчёт процентных схем его зарплаты в разделе Зарплаты. Без исполнителя, как и в компаниях без модуля «Исполнитель заказа», оплаты учитываются как раньше. Подробнее — в статье Зарплаты сотрудников.

Частые вопросы#